จะจ่ายโบนัสแล้ว ให้เกรดพนักงานยังไงดี?
ช่วงใกล้สิ้นปี หลายๆ องค์กรเริ่มมีคำถามแบบนี้ โดยที่อาจยังไม่เคยกำหนดกติกาไว้ก่อนตั้งแต่ต้นปีเลย แต่กลับเพิ่งมาหาแนวทางการให้เกรดพนักงานเพื่อจ่ายโบนัสประจำปี หลังจากที่พนักงานทำงานมาทั้งปีแล้ว (เรียกว่ากติกาเกิดทีหลัง) ซึ่งที่ถูกต้อง การจะประเมินผลงานพนักงานนั้น ควรจะกำหนดและสื่อสารให้พนักงานทราบและรู้ความคาดหวังตั้งแต่ต้นปี วันนี้เรามีแนวทางคร่าวๆ มาฝากเป็นไอเดียกันค่ะ
การให้คะแนนพนักงานเพื่อจัดเกรดสำหรับการจ่ายโบนัสประจำปีเป็นกระบวนการที่มีผลกระทบสำคัญทั้งต่อความพึงพอใจของพนักงานและการขับเคลื่อนองค์กรค่ะ
ดังนั้น เพื่อให้การให้คะแนนสะท้อนถึงประสิทธิภาพและสร้างแรงจูงใจที่ดี บทความนี้จะแนะนำแนวทางในการให้คะแนนและการจัดเกรดพนักงาน ดังนี้:
1. กำหนดเกณฑ์การให้คะแนนที่ชัดเจน
กำหนดเกณฑ์การประเมินให้ชัดเจนและสอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัท เช่น การให้คะแนนจากผลลัพธ์ที่จับต้องได้ (เช่น ยอดขายหรือประสิทธิภาพการผลิต) และจากการแสดงทักษะหรือพฤติกรรมที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร (เช่น การทำงานร่วมกับทีม) การใช้เกณฑ์ที่ชัดเจนนี้ช่วยลดความคลุมเครือในการให้คะแนน
- ตัวอย่างเกณฑ์:
- ผลงาน (Performance): 60% เช่น การบรรลุ KPI, เป้าหมายยอดขาย หรือการส่งมอบงานตรงเวลา
- พฤติกรรม (Behavior): 20% เช่น ความตรงต่อเวลา การทำงานร่วมกับทีม
- การพัฒนาทักษะ (Skill Development): 20% เช่น การเพิ่มทักษะที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร
2. ใช้ระบบการให้คะแนนตามผลการปฏิบัติงาน (Performance Rating Scale)
การให้คะแนนตามระดับผลการปฏิบัติงานช่วยให้พนักงานทุกคนมีโอกาสประเมินผลได้ตามมาตรฐานเดียวกัน เช่น
- ระดับ 5: ผลงานเกินความคาดหวังสูงสุด (Outstanding)
- ระดับ 4: ผลงานดีมาก (Exceeds Expectations)
- ระดับ 3: ผลงานตามที่คาดหวัง (Meets Expectations)
- ระดับ 2: ผลงานต่ำกว่าคาดหวังเล็กน้อย (Needs Improvement)
- ระดับ 1: ผลงานต่ำกว่าคาดหวังอย่างมาก (Unsatisfactory)
คะแนนเหล่านี้สามารถนำมาคำนวณรวมกับเกณฑ์ในข้อที่ 1 เพื่อให้ได้คะแนนรวมที่เป็นธรรม
3. ใช้ระบบการจัดลำดับ (Ranking) หรือ Forced Distribution
เพื่อกระจายการให้คะแนนและโบนัสอย่างยุติธรรม แนะนำให้ใช้การจัดลำดับพนักงาน (Ranking) หรือระบบ Forced Distribution โดยจัดสัดส่วนคะแนนที่ชัดเจน เช่น:
- Top Performers (10-15%): พนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานดีที่สุด ควรได้รับโบนัสในระดับสูงสุด
- Strong Performers (20-30%): พนักงานที่ทำผลงานดี ควรได้รับโบนัสในระดับรองลงมา
- Moderate Performers (50%): พนักงานที่ทำผลงานได้ตามมาตรฐาน
- Low Performers (10-15%): พนักงานที่ต้องการการพัฒนา ควรมีโบนัสที่ต่ำลง และควรได้รับแผนพัฒนาทักษะสำหรับปีถัดไป
4. ใช้การประเมินแบบ 360 องศาเพื่อเพิ่มมิติข้อมูล
การให้พนักงานทุกคนได้รับการประเมินจากทั้งหัวหน้า เพื่อนร่วมงาน และลูกค้า (ถ้ามี) เพื่อให้คะแนนสะท้อนความจริงรอบด้านมากขึ้น โดยเฉพาะด้านพฤติกรรมหรือการทำงานร่วมกับทีม ช่วยให้เจ้าของธุรกิจได้ข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อนำมาประกอบการให้เกรดที่เป็นธรรม
5. จัดทำ Feedback รอบประเมินให้ชัดเจนและสม่ำเสมอ
เพื่อให้พนักงานเข้าใจเหตุผลในการให้คะแนน และรู้จุดที่ต้องพัฒนาเพิ่มเติม ควรมีการประชุม Feedback หลังการประเมินทุกครั้ง ซึ่งสามารถใช้ข้อมูลการให้คะแนนแต่ละด้านจากข้อ 1 และ 2 เพื่ออธิบายและให้ข้อแนะนำต่อพนักงานแต่ละคนอย่างเป็นรูปธรรม
6. สื่อสารระบบการให้คะแนนและเกรดให้ชัดเจนตั้งแต่ต้นปี
แจ้งเกณฑ์การให้คะแนนและการจัดเกรดตั้งแต่เริ่มปี เพื่อให้พนักงานเข้าใจว่าต้องทำอย่างไรให้ได้รับเกรดและโบนัสตามเป้าหมายที่ต้องการ การทำเช่นนี้ช่วยให้พนักงานมุ่งเน้นการพัฒนาตนเองตามเกณฑ์ที่บริษัทกำหนด
ตัวอย่างการให้คะแนนและจัดเกรด
พนักงานคนหนึ่งมีผลลัพธ์ที่สอดคล้องกับ KPI ในระดับ 4 (ดีมาก) ซึ่งจะได้คะแนน 80 จาก 100 ในหมวดผลการทำงาน ส่วนการทำงานร่วมกับทีมและการพัฒนาทักษะได้คะแนนระดับ 3 (ตามที่คาดหวัง) หากคำนวณรวมแล้วได้คะแนน 75-85 อาจจัดให้อยู่ในกลุ่ม Strong Performers และได้รับโบนัสระดับสูง
ซึ่งการให้เกรดพนักงานตามระดับตำแหน่งอย่างเหมาะสมช่วยให้การประเมินผลงานสอดคล้องกับหน้าที่และความรับผิดชอบที่แตกต่างกันของแต่ละกลุ่มค่ะ ดังนั้น แนะนำการออกแบบเกณฑ์สำหรับการให้เกรดพนักงานโดยยกตัวอย่างการแบ่งพนักงานออกเป็น 3 ระดับ ดังนี้:
1. กลุ่มพนักงานระดับปฏิบัติงาน (Operational Level)
สำหรับพนักงานในระดับปฏิบัติงาน ควรมุ่งเน้นที่ผลงานในงานประจำ คุณภาพของการทำงาน และความร่วมมือกับทีมเป็นหลัก
- เกณฑ์การให้คะแนน
- ผลลัพธ์ของงาน (Performance Output): 50%
- ประสิทธิภาพการทำงานตาม KPI (เช่น ยอดขาย, ปริมาณงานที่ส่งมอบ, ความเร็วในการทำงาน)
- คุณภาพของงาน (Work Quality): 20%
- คุณภาพและความถูกต้องของงาน รวมถึงการรักษามาตรฐานที่กำหนด
- ความรับผิดชอบและวินัย (Accountability & Discipline): 15%
- การรักษาเวลา ความรับผิดชอบในการทำงาน และการเคารพกฎระเบียบองค์กร
- การทำงานเป็นทีม (Teamwork & Collaboration): 15%
- การให้ความร่วมมือกับทีมและการแสดงทัศนคติที่ดีต่อเพื่อนร่วมงาน
- ผลลัพธ์ของงาน (Performance Output): 50%
- ระดับคะแนน (Rating Scale)
- A: ผลงานเกินความคาดหมาย, ส่งมอบงานเร็วและมีคุณภาพสูง, วินัยดีเยี่ยม
- B: ผลงานได้ตามคาดหมาย, มีการพัฒนาคุณภาพงาน, วินัยและการทำงานเป็นทีมดี
- C: ผลงานยังไม่สม่ำเสมอหรือมีคุณภาพต่ำกว่าคาด, ต้องปรับปรุงวินัยหรือการทำงานเป็นทีม
2. กลุ่มระดับหัวหน้างาน (Supervisor Level)
สำหรับระดับหัวหน้างาน ควรเน้นที่การบริหารงานทีม ความสามารถในการสื่อสารและสร้างแรงจูงใจ รวมถึงการแก้ไขปัญหาในงานประจำ
- เกณฑ์การให้คะแนน
- การบริหารทีมและการกระจายงาน (Team Management & Delegation): 35%
- ความสามารถในการจัดการทีม การวางแผนงานให้บรรลุเป้าหมายตามที่กำหนด
- ผลลัพธ์ของทีม (Team Performance): 30%
- ประสิทธิภาพการทำงานของทีมในการบรรลุเป้าหมายตาม KPI รวมถึงการแก้ปัญหา
- การพัฒนาทีม (Team Development): 20%
- การให้ Feedback เพื่อพัฒนาทีม การอบรมหรือแนะนำพนักงานในทีม
- ทัศนคติและความรับผิดชอบ (Attitude & Accountability): 15%
- ทัศนคติที่ดีในงาน การรับผิดชอบและส่งเสริมขวัญกำลังใจในทีม
- การบริหารทีมและการกระจายงาน (Team Management & Delegation): 35%
- ระดับคะแนน (Rating Scale)
- A: บริหารทีมให้บรรลุเป้าหมายได้อย่างดีเยี่ยม สร้างสรรค์และส่งเสริมการพัฒนาของทีมชัดเจน
- B: บริหารทีมได้ตามคาดหมาย ผลงานของทีมดี มีการให้ Feedback อย่างสม่ำเสมอ
- C: ผลงานของทีมต่ำกว่าคาดหมาย ขาดการสนับสนุนการพัฒนาทีม
3. กลุ่มระดับผู้จัดการ (Manager Level)
สำหรับระดับผู้จัดการ ควรมุ่งเน้นที่การวางแผนกลยุทธ์ การบริหารจัดการทรัพยากรของแผนก และการสร้างผลงานในภาพรวม รวมถึงการขับเคลื่อนนโยบายและวัฒนธรรมองค์กร
- เกณฑ์การให้คะแนน
- การวางแผนกลยุทธ์และผลการดำเนินงานของแผนก (Strategic Planning & Department Performance):40%
- ความสามารถในการวางแผนระยะยาวให้สอดคล้องกับเป้าหมายองค์กร และผลการดำเนินงานของแผนกตาม KPI
- การบริหารทีมและทรัพยากร (Team & Resource Management): 25%
- การจัดการทรัพยากรต่าง ๆ อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล การพัฒนาและบริหารทีม
- การพัฒนานวัตกรรมและการปรับปรุง (Innovation & Improvement): 20%
- การนำเสนอและพัฒนาแนวทางใหม่ ๆ เพื่อปรับปรุงผลการทำงานของแผนก
- การเป็นผู้นำและการส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร (Leadership & Culture Promotion): 15%
- การแสดงออกถึงภาวะผู้นำ การเป็นแบบอย่างที่ดี และส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร
- การวางแผนกลยุทธ์และผลการดำเนินงานของแผนก (Strategic Planning & Department Performance):40%
- ระดับคะแนน (Rating Scale)
- A: มีวิสัยทัศน์ในการวางแผนและจัดการแผนกได้เป็นอย่างดี ขับเคลื่อนการพัฒนาและสร้างนวัตกรรม
- B: วางแผนกลยุทธ์ที่สอดคล้องกับเป้าหมาย มีการบริหารจัดการที่ดี และพัฒนาแผนกได้ตามเป้า
- C: ขาดการบริหารจัดการที่เหมาะสม และต้องการการพัฒนาในด้านการวางแผนและความเป็นผู้นำ
การปรับเกณฑ์ให้เหมาะสมกับแต่ละระดับช่วยให้การประเมินผลงานมีความยุติธรรม และพนักงานเข้าใจถึงสิ่งที่คาดหวังในแต่ละระดับได้ดียิ่งขึ้นค่ะ
#HRFreelance #HRConsultant #ที่ปรึกษาHR #ที่ปรึกษาSMEs