ที่ปรึกษางานบุคคล

article

จะจ่ายโบนัสแล้ว ให้เกรดพนักงานยังไงดี

จะจ่ายโบนัสแล้ว ให้เกรดพนักงานยังไงดี?

ช่วงใกล้สิ้นปี หลายๆ องค์กรเริ่มมีคำถามแบบนี้ ดยที่อาจยังไม่เคยกำหนดกติกาไว้ก่อนตั้งแต่ต้นปีเลย แต่กลับเพิ่งมาหาแนวทางการให้เกรดพนักงานเพื่อจ่ายโบนัสประจำปี หลังจากที่พนักงานทำงานมาทั้งปีแล้ว (เรียกว่ากติกาเกิดทีหลัง)  ซึ่งที่ถูกต้อง การจะประเมินผลงานพนักงานนั้น ควรจะกำหนดและสื่อสารให้พนักงานทราบและรู้ความคาดหวังตั้งแต่ต้นปี วันนี้เรามีแนวทางคร่าวๆ มาฝากเป็นไอเดียกันค่ะ

การให้คะแนนพนักงานเพื่อจัดเกรดสำหรับการจ่ายโบนัสประจำปีเป็นกระบวนการที่มีผลกระทบสำคัญทั้งต่อความพึงพอใจของพนักงานและการขับเคลื่อนองค์กรค่ะ

ดังนั้น เพื่อให้การให้คะแนนสะท้อนถึงประสิทธิภาพและสร้างแรงจูงใจที่ดี บทความนี้จะแนะนำแนวทางในการให้คะแนนและการจัดเกรดพนักงาน ดังนี้:

1. กำหนดเกณฑ์การให้คะแนนที่ชัดเจน

กำหนดเกณฑ์การประเมินให้ชัดเจนและสอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัท เช่น การให้คะแนนจากผลลัพธ์ที่จับต้องได้ (เช่น ยอดขายหรือประสิทธิภาพการผลิต) และจากการแสดงทักษะหรือพฤติกรรมที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร (เช่น การทำงานร่วมกับทีม) การใช้เกณฑ์ที่ชัดเจนนี้ช่วยลดความคลุมเครือในการให้คะแนน

  • ตัวอย่างเกณฑ์:
    • ผลงาน (Performance): 60% เช่น การบรรลุ KPI, เป้าหมายยอดขาย หรือการส่งมอบงานตรงเวลา
    • พฤติกรรม (Behavior): 20% เช่น ความตรงต่อเวลา การทำงานร่วมกับทีม
    • การพัฒนาทักษะ (Skill Development): 20% เช่น การเพิ่มทักษะที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร

2. ใช้ระบบการให้คะแนนตามผลการปฏิบัติงาน (Performance Rating Scale)

การให้คะแนนตามระดับผลการปฏิบัติงานช่วยให้พนักงานทุกคนมีโอกาสประเมินผลได้ตามมาตรฐานเดียวกัน เช่น

  • ระดับ 5: ผลงานเกินความคาดหวังสูงสุด (Outstanding)
  • ระดับ 4: ผลงานดีมาก (Exceeds Expectations)
  • ระดับ 3: ผลงานตามที่คาดหวัง (Meets Expectations)
  • ระดับ 2: ผลงานต่ำกว่าคาดหวังเล็กน้อย (Needs Improvement)
  • ระดับ 1: ผลงานต่ำกว่าคาดหวังอย่างมาก (Unsatisfactory)

คะแนนเหล่านี้สามารถนำมาคำนวณรวมกับเกณฑ์ในข้อที่ 1 เพื่อให้ได้คะแนนรวมที่เป็นธรรม

3. ใช้ระบบการจัดลำดับ (Ranking) หรือ Forced Distribution

เพื่อกระจายการให้คะแนนและโบนัสอย่างยุติธรรม แนะนำให้ใช้การจัดลำดับพนักงาน (Ranking) หรือระบบ Forced Distribution โดยจัดสัดส่วนคะแนนที่ชัดเจน เช่น:

  • Top Performers (10-15%): พนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานดีที่สุด ควรได้รับโบนัสในระดับสูงสุด
  • Strong Performers (20-30%): พนักงานที่ทำผลงานดี ควรได้รับโบนัสในระดับรองลงมา
  • Moderate Performers (50%): พนักงานที่ทำผลงานได้ตามมาตรฐาน
  • Low Performers (10-15%): พนักงานที่ต้องการการพัฒนา ควรมีโบนัสที่ต่ำลง และควรได้รับแผนพัฒนาทักษะสำหรับปีถัดไป

4. ใช้การประเมินแบบ 360 องศาเพื่อเพิ่มมิติข้อมูล

การให้พนักงานทุกคนได้รับการประเมินจากทั้งหัวหน้า เพื่อนร่วมงาน และลูกค้า (ถ้ามี) เพื่อให้คะแนนสะท้อนความจริงรอบด้านมากขึ้น โดยเฉพาะด้านพฤติกรรมหรือการทำงานร่วมกับทีม ช่วยให้เจ้าของธุรกิจได้ข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อนำมาประกอบการให้เกรดที่เป็นธรรม

5. จัดทำ Feedback รอบประเมินให้ชัดเจนและสม่ำเสมอ

เพื่อให้พนักงานเข้าใจเหตุผลในการให้คะแนน และรู้จุดที่ต้องพัฒนาเพิ่มเติม ควรมีการประชุม Feedback หลังการประเมินทุกครั้ง ซึ่งสามารถใช้ข้อมูลการให้คะแนนแต่ละด้านจากข้อ 1 และ 2 เพื่ออธิบายและให้ข้อแนะนำต่อพนักงานแต่ละคนอย่างเป็นรูปธรรม

6. สื่อสารระบบการให้คะแนนและเกรดให้ชัดเจนตั้งแต่ต้นปี

แจ้งเกณฑ์การให้คะแนนและการจัดเกรดตั้งแต่เริ่มปี เพื่อให้พนักงานเข้าใจว่าต้องทำอย่างไรให้ได้รับเกรดและโบนัสตามเป้าหมายที่ต้องการ การทำเช่นนี้ช่วยให้พนักงานมุ่งเน้นการพัฒนาตนเองตามเกณฑ์ที่บริษัทกำหนด


ตัวอย่างการให้คะแนนและจัดเกรด
พนักงานคนหนึ่งมีผลลัพธ์ที่สอดคล้องกับ KPI ในระดับ 4 (ดีมาก) ซึ่งจะได้คะแนน 80 จาก 100 ในหมวดผลการทำงาน ส่วนการทำงานร่วมกับทีมและการพัฒนาทักษะได้คะแนนระดับ 3 (ตามที่คาดหวัง) หากคำนวณรวมแล้วได้คะแนน 75-85 อาจจัดให้อยู่ในกลุ่ม Strong Performers และได้รับโบนัสระดับสูง

ซึ่งการให้เกรดพนักงานตามระดับตำแหน่งอย่างเหมาะสมช่วยให้การประเมินผลงานสอดคล้องกับหน้าที่และความรับผิดชอบที่แตกต่างกันของแต่ละกลุ่มค่ะ ดังนั้น แนะนำการออกแบบเกณฑ์สำหรับการให้เกรดพนักงานโดยยกตัวอย่างการแบ่งพนักงานออกเป็น 3 ระดับ ดังนี้:


1. กลุ่มพนักงานระดับปฏิบัติงาน (Operational Level)

สำหรับพนักงานในระดับปฏิบัติงาน ควรมุ่งเน้นที่ผลงานในงานประจำ คุณภาพของการทำงาน และความร่วมมือกับทีมเป็นหลัก

  • เกณฑ์การให้คะแนน
    • ผลลัพธ์ของงาน (Performance Output): 50%
      • ประสิทธิภาพการทำงานตาม KPI (เช่น ยอดขาย, ปริมาณงานที่ส่งมอบ, ความเร็วในการทำงาน)
    • คุณภาพของงาน (Work Quality): 20%
      • คุณภาพและความถูกต้องของงาน รวมถึงการรักษามาตรฐานที่กำหนด
    • ความรับผิดชอบและวินัย (Accountability & Discipline): 15%
      • การรักษาเวลา ความรับผิดชอบในการทำงาน และการเคารพกฎระเบียบองค์กร
    • การทำงานเป็นทีม (Teamwork & Collaboration): 15%
      • การให้ความร่วมมือกับทีมและการแสดงทัศนคติที่ดีต่อเพื่อนร่วมงาน
  • ระดับคะแนน (Rating Scale)
    • A: ผลงานเกินความคาดหมาย, ส่งมอบงานเร็วและมีคุณภาพสูง, วินัยดีเยี่ยม
    • B: ผลงานได้ตามคาดหมาย, มีการพัฒนาคุณภาพงาน, วินัยและการทำงานเป็นทีมดี
    • C: ผลงานยังไม่สม่ำเสมอหรือมีคุณภาพต่ำกว่าคาด, ต้องปรับปรุงวินัยหรือการทำงานเป็นทีม

2. กลุ่มระดับหัวหน้างาน (Supervisor Level)

สำหรับระดับหัวหน้างาน ควรเน้นที่การบริหารงานทีม ความสามารถในการสื่อสารและสร้างแรงจูงใจ รวมถึงการแก้ไขปัญหาในงานประจำ

  • เกณฑ์การให้คะแนน
    • การบริหารทีมและการกระจายงาน (Team Management & Delegation): 35%
      • ความสามารถในการจัดการทีม การวางแผนงานให้บรรลุเป้าหมายตามที่กำหนด
    • ผลลัพธ์ของทีม (Team Performance): 30%
      • ประสิทธิภาพการทำงานของทีมในการบรรลุเป้าหมายตาม KPI รวมถึงการแก้ปัญหา
    • การพัฒนาทีม (Team Development): 20%
      • การให้ Feedback เพื่อพัฒนาทีม การอบรมหรือแนะนำพนักงานในทีม
    • ทัศนคติและความรับผิดชอบ (Attitude & Accountability): 15%
      • ทัศนคติที่ดีในงาน การรับผิดชอบและส่งเสริมขวัญกำลังใจในทีม
  • ระดับคะแนน (Rating Scale)
    • A: บริหารทีมให้บรรลุเป้าหมายได้อย่างดีเยี่ยม สร้างสรรค์และส่งเสริมการพัฒนาของทีมชัดเจน
    • B: บริหารทีมได้ตามคาดหมาย ผลงานของทีมดี มีการให้ Feedback อย่างสม่ำเสมอ
    • C: ผลงานของทีมต่ำกว่าคาดหมาย ขาดการสนับสนุนการพัฒนาทีม

3. กลุ่มระดับผู้จัดการ (Manager Level)

สำหรับระดับผู้จัดการ ควรมุ่งเน้นที่การวางแผนกลยุทธ์ การบริหารจัดการทรัพยากรของแผนก และการสร้างผลงานในภาพรวม รวมถึงการขับเคลื่อนนโยบายและวัฒนธรรมองค์กร

  • เกณฑ์การให้คะแนน
    • การวางแผนกลยุทธ์และผลการดำเนินงานของแผนก (Strategic Planning & Department Performance):40%
      • ความสามารถในการวางแผนระยะยาวให้สอดคล้องกับเป้าหมายองค์กร และผลการดำเนินงานของแผนกตาม KPI
    • การบริหารทีมและทรัพยากร (Team & Resource Management): 25%
      • การจัดการทรัพยากรต่าง ๆ อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล การพัฒนาและบริหารทีม
    • การพัฒนานวัตกรรมและการปรับปรุง (Innovation & Improvement): 20%
      • การนำเสนอและพัฒนาแนวทางใหม่ ๆ เพื่อปรับปรุงผลการทำงานของแผนก
    • การเป็นผู้นำและการส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร (Leadership & Culture Promotion): 15%
      • การแสดงออกถึงภาวะผู้นำ การเป็นแบบอย่างที่ดี และส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร
  • ระดับคะแนน (Rating Scale)
    • A: มีวิสัยทัศน์ในการวางแผนและจัดการแผนกได้เป็นอย่างดี ขับเคลื่อนการพัฒนาและสร้างนวัตกรรม
    • B: วางแผนกลยุทธ์ที่สอดคล้องกับเป้าหมาย มีการบริหารจัดการที่ดี และพัฒนาแผนกได้ตามเป้า
    • C: ขาดการบริหารจัดการที่เหมาะสม และต้องการการพัฒนาในด้านการวางแผนและความเป็นผู้นำ

การปรับเกณฑ์ให้เหมาะสมกับแต่ละระดับช่วยให้การประเมินผลงานมีความยุติธรรม และพนักงานเข้าใจถึงสิ่งที่คาดหวังในแต่ละระดับได้ดียิ่งขึ้นค่ะ

 

#HRFreelance #HRConsultant #ที่ปรึกษาHR #ที่ปรึกษาSMEs

แชร์บทความได้ที่

Facebook
Twitter
LinkedIn

บทความเพิ่มเติม